La distribución y organización de los invitados por mesas, es un tema bastante importante y que no debe quedar nunca en el olvido. Es necesario seguir ciertos criterios para que todos tengan un banquete agradable, se sientan cómodos y a gusto durante la recepción.
Para empezar, debemos cerrar en un momento preciso la lista de invitados para evitar sorpresas de última hora que modifiquen toda nuestra planificación y distribución, por ello, debemos llamar a los invitados dudosos para confirmar o no su presencia en el evento, aún así, seguramente alguien fallará o se presentará una persona no prevista, pero cuanto más se minimicen esos riesgos, muchísimo mejor. Una vez cerrada la lista de los invitados o asistentes, hay que aplicar una estrategia de colocación o distribución en las mesas y seguir los criterios para lograr una perfecta armonía.
En la entrada del salón figurará la distribución de los invitados por mesas identificadas con tarjetas que llevarán escrito un número o nombre que podrá estar relacionado con un tema en especial que guste a los novios, por ejemplo, nombres de flores, de ciudades, entre otros. Adicionalmente, si las mesas son redondas, se colocará en el lugar de la mesa donde se va a sentar el invitado otra tarjeta con el nombre y apellido a ambos lados de la misma.
Una semana antes del día del acontecimiento también se le puede facilitar al salón (personal encargado del servicio) el protocolo de los invitados, un listado de los invitados por orden alfabético y otro listado por orden de mesas, como indicamos anteriormente, este protocolo se colocará en una zona estratégica para que los invitados, a la hora de entrar al salón de fiestas, sepan la mesa que les ha correspondido y con quién estarán sentados. En cuanto a la forma de las mesas, lo ideal es que las mismas sean redondas y no tan grandes, de unas 6 a 10 personas, este tipo de mesas permiten un diálogo más abierto entre los invitados a la recepción, tanto con las personas que se encuentran a los lados, como los del frente.
Las mesas rectangulares, poco usadas para este tipo de banquetes, son más complicadas de distribuir puesto a puesto, por lo que lo más aconsejable es dividir a los invitados en este caso por mesas, pero sin puestos específicos, facilitando que ellos se distribuyan junto a quien lo deseen. No es conveniente que exista demasiado espacio entre las mesas, ni que estén todas muy juntas. Haremos varios grupos dividiendo entre familia, amigos y compañeros, dentro de cada uno, según importancia o jerarquía y además, por más divertidos o serios. La regla debe ser colocar a los invitados más importantes, más cercanos a los novios.
En las mesas más cercanas a la mesa principal, se sienta a la familia directa, luego los amigos y posteriormente los demás invitados. Otra regla a cumplir es alternar las mesas de los invitados más jocosos con los más serios, facilitando que la alegría se contagie. Traten de ubicar a los más jóvenes cerca de la música y de la pista de baile y a las personas mayores, lo más lejos posible de la música y sobre todo de los parlantes. En la distribución de las mesas es preciso sentar por separado a aquellos invitados que sabemos que no se llevan bien. Los niños pueden ubicarse en una misma mesa de manera que se les pueda servir un menú infantil y especial. Otra opción es contratar un servicio de cuidadores de niños; es la mejor manera de mantenerlos atendidos y entretenidos desde su llegada hasta la finalización del banquete.
Siga estos prácticos consejos y de seguro tendrá un desarrollo exitoso en cada uno de sus eventos.
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